Carta di credito intestata alla scuola: quando usarla, chi è autorizzato, come attivarla. Guida e regolamento da scaricare
Nell’ottica di una modernizzazione del sistema di acquisti e per far fronte alle necessità di snellimento e velocizzazione delle procedure sottese all’approvvigionamento di beni e servizi e al relativo pagamento, anche e soprattutto online, il legislatore ha esteso la facoltà di operare con carte di credito, agganciate al conto corrente aperto presso un Istituto bancario cassiere, rispetto alla disciplina contenuta nell’abrogato “Regolamento di contabilità” contenuto nel D.I. 44/2001 che ne permetteva l’utilizzo solo per specifici e tassativi acquisti (pagamenti di spese relative all’organizzazione di viaggi di istruzione, alla rappresentanza dell’istituto scolastico in Italia e all’estero, all’organizzazione e partecipazione a seminari e convegni).
Il nuovo “Regolamento di contabilità delle istituzioni scolastiche”, approvato con D.I. 129/2018, ha infatti fornito puntuale disciplina per l’utilizzo delle carte di credito intestate al Dirigente scolastico in rappresentanza dell’istituzione scolastica.
Quando può essere utilizzata?
L’art.19 stabilisce che: “L’utilizzazione della carta di credito, nel limite dell’assegnazione allo scopo disposta nel programma annuale e con l’osservanza delle vigenti disposizioni in materia di autorizzazione alla spesa, è consentita, qualora non sia possibile o conveniente ricorrere alle procedure ordinarie, nel rispetto delle norme in materia di utilizzo dello strumento da parte delle Amministrazioni pubbliche”.
Spetta al Dirigente scolastico la valutazione dell’opportunità di utilizzo della carta di credito rispetto alla procedura ordinaria di esecuzione dei pagamenti tramite ordinativo informatico, in conformità alle disposizioni in materia di tracciabilità dei pagamenti, antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante.
In ogni caso, l’art.19, comma 3, pone l’assoluto divieto di utilizzare la carta per prelevare denaro contante.
Chi può pagare con la carta di credito?
Fermo restando che la titolarità della carta è attribuita al Dirigente scolastico, quale rappresentante legale pro tempore della scuola, il comma 2 di cui all’art.19 legittima il Dirigente a delegarne l’utilizzo al DSGA o a un docente in servizio presso la scuola (di solito si tratta di docenti rientranti nello staff dirigenziale, con funzioni delegate ulteriori).
Convenzione di cassa.
L’attivazione della carta di credito è una facoltà per le istituzioni scolastiche. Qualora si voglia dotare la scuola di questo strumento, deve essere disciplinato da apposita convenzione sottoscritta dalla scuola e dall’istituto cassiere presso il quale è aperto il conto corrente bancario dell’istituzione, ai sensi dell’art.19, comma 4, del D.I.129/2018. Gli schemi di convenzione di cassa forniti dal Ministero dell’Istruzione con nota prot. n. 24078 del 30 novembre 2018 forniscono criteri per le spese del servizio di attivazione, gestione e ricarica delle carte di credito, da tenere in considerazione per il bando di gara inerente l’acquisizione del servizio.
L’istituto bancario andrà ad agganciare il plafond della carta all’aggregato di spesa o agli aggregati di spesa indicati dalla scuola titolare, riferiti a “Attività” e “Progetti” del modello A del Programma Annuale. In tal modo i pagamenti effettuati andranno a valere direttamente sul pertinente aggregato di spesa, nel rispetto dei vincoli di bilancio. Sarà cura del DSGA, entro 5 giorni dal pagamento, effettuare il riscontro contabile con gli estratti conto e regolarizzare la spesa con relativo mandato di pagamento.
Dubbi su pagamento anticipato.
Una delle principali problematiche afferenti l’utilizzo della carta di credito per disporre pagamenti riguarda la conciliabilità della frequente prassi in uso per acquisti online, ove spesso il pagamento è anticipato rispetto alla consegna del bene o all’esecuzione del servizio, rispetto all’obbligo gravante sulle Pubbliche Amministrazioni di disporre pagamenti solo successivamente all’avvenuta consegna del bene o dell’esecuzione del servizio o fornitura, a cui segue una verifica di regolarità dell’esecuzione della fornitura attestata da regolare certificazione.
Assolvimento degli obblighi IVA.
In materia fiscale, in relazione all’IVA dell’acquisto, stante la vigenza del regime dello Split Payement (per il quale la scuola trattiene l’IVA dell’acquisto per versarla direttamente all’Erario), in tal caso opera un’esenzione prevista dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 13 aprile 2015.
Ai sensi della Circolare, risultano escluse dal regime di split payement le operazioni certificate dal fornitore mediante rilascio della ricevuta fiscale di cui all’art. 8 della Legge 10 maggio 1976, n. 249, o dello scontrino fiscale ovvero non fiscale per i soggetti che si avvalgono della trasmissione telematica dei corrispettivi ai sensi dell’art. 1, commi 429 e ss. della Legge 30 dicembre 2004, n. 311.
Si consiglia di dotare la scuola di un regolamento interno per l’utilizzo della carta di credito, in modo da regolamentarne specificatamente ogni aspetto e stabilirne i limiti.
Si allega format editabile di uno schema base di regolamento interno.
