Passaggio di consegne tra DSGA, focus su: rifiuto, decesso, clausola di riserva. Con modello da scaricare
Ai sensi dell’art. art.30, comma 5, del Decreto Interministeriale 28 agosto 2018 n.129, “quando il D.S.G.A. cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del dirigente scolastico e del presidente del Consiglio d’istituto. L’operazione deve risultare da apposito verbale ed è effettuata entro sessanta giorni dalla cessazione dall’ufficio”.
Il passaggio di consegne è dunque una procedura amministrativo-contabile formale, da svolgere alla presenza del Dirigente scolastico (in qualità di legale rappresentante dell’istituto) e del presidente del Consiglio di circolo/istituto (organo rappresentativo della comunità educante scolastica). La loro funzione di “testimoni” rimarca il momento di grande rilevanza per la gestione e il buon andamento della scuola e per le responsabilità amministrativo-contabili dei Direttori S.G.A.
Va eseguito, su specifica convocazione del Dirigente scolastico che individua la data dell’incontro, ogni qualvolta il DSGA cessi dal suo ufficio (ad es. per trasferimento in altra sede di titolarità o servizio, per pensionamento, per licenziamento o dimissioni, per dimensionamento dell’istituzione scolastica, etc), comportando l’avvicendamento con un Direttore S.G.A. subentrante.
Concretamente si esegue un sopralluogo fisico nei plessi scolastici per la ricognizione inventariale dei beni mobili presenti nei locali e i beni indicati nelle scritture inventariali, al fine di verificare la corrispondenza, la mancanza o la sopravvenienza dei beni mobili registrati in inventario con la situazione di fatto. Con il passaggio delle consegne dunque, si trasferisce la responsabilità patrimoniale della gestione dei beni della scuola dal soggetto uscente a quello subentrante, che ne assume la titolarità.
Il termine di 60 giorni è solo ordinatorio, non perentorio.
Il verbale finale.
A conclusione della ricognizione, si redige apposito “processo verbale” riepilogativo:
-delle quantità e valori complessivi dei beni inventariati esistenti alla data del passaggio di consegne, distinti per tipologia;
– dei beni di proprietà dell’Ente locale o di altri enti pubblici e privati, concessi in uso all’istituzione scolastica;
– dell’indicazione di eventuali beni sopravvenuti e/o mancanti, relazionando su circostanze e giustificazioni della discordanza;
– di ogni dichiarazione dei soggetti presenti, da apporre in calce al verbale.
Il documento va sottoposto alla firma dei quattro soggetti presenti, che ne riceveranno copia, e successivamente depositato agli atti della scuola.
D.S.G.A. “consegnatario” dei beni mobili.
Il Decreto Interministeriale n.129 del 28 agosto 2018, in conformità all’abrogato D.I. 44/2001, investe il DSGA della qualità di “consegnatario dei beni mobili” rientranti nel patrimonio della scuola. La definizione di beni mobili si ricava dall’art. 812 del c.c., il quale li individua in via residuale rispetto alla categoria dei beni qualificati come immobili.
La funzione in esame implica le responsabilità di provvedere alla:
- conservazione e gestione dei beni con cura e ordinaria diligenza;
- iscrizione dei beni del valore pari o superiore a € 200,00 (IVA inclusa) nelle scritture inventariali;
- manutenzione dei beni per le esigenze cui sono preposti;
- concessione dei beni ai docenti e A.T.A. utilizzatori;
- vigilanza sul corretto utilizzo degli stessi;
- verifica del regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
- segnalazione al Dirigente scolastico della mancanza o dello smarrimento di beni, indicandone la causa (nb. per esimersi da ogni responsabilità, il DSGA deve indicare le ragioni di caso fortuito, forza maggiore o imprevedibilità dell’evento, che escludano una gestione dolosa o negligente);
- ricognizione (ogni 5 anni) e alla rivalutazione (ogni 10 anni) dei beni inventariati.
Questi compiti devono essere eseguiti nel rispetto della normativa di riferimento e del regolamento interno per la gestione del patrimonio e degli inventari, che ogni istituzione scolastica è tenuta ad approvare ai sensi dell’art. 29, comma 3, del D.I. n.129/2018.
Stante l’importanza della figura del consegnatario, per come sopra delineata, in caso di sua assenza o di impedimento temporaneo, il Dirigente scolastico può nominare, con proprio provvedimento, uno o più incaricati della sostituzione del soggetto consegnatario, tra il personale scolastico in servizio.
Cosa fare se il D.S.G.A. uscente si rifiuta o non risponde?
Se il passaggio di consegne non viene eseguito entro tempi congrui (si ricorda che il termine di 60 giorni è ordinatorio), si apre una fase di responsabilità in solido tra i due soggetti consegnatari, nel caso di pregiudizi patrimoniali e danni erariali, con possibili conseguenti responsabilità amministrative e contabili.
Il Dirigente Scolastico deve inviare, con PEC o con raccomandata A/R, al D.S.G.A. consegnatario uscente un formale atto di messa in mora, ai sensi degli artt. 1219 e 2943 del c.c., invitandolo a procedere al passaggio di consegne, nella data e nell’orario prefissato, con l’espressa avvertenza che, in sua assenza, si procederà comunque.
In tal caso il Dirigente scolastico ha l’obbligo di segnalare eventuali profili di responsabilità alla sezione territorialmente competente della Corte dei Conti, ai sensi della Legge n. 20 del 1994.
Nel caso in cui il D.S.G.A. uscente non dovesse adempiere all’invito del Dirigente Scolastico, rifiutandosi esplicitamente o non fornendo alcuna risposta, senza giustificazione adeguata, il Dirigente Scolastico e il D.S.G.A. consegnatario subentrante, alla presenza del Presidente del Consiglio di circolo/istituto, procederanno al passaggio di consegne, con ricognizione materiale e sottoscrizione del processo verbale, specificando l’assenza del consegnatario uscente e relazionando sulla sua inerzia. Si consiglia di trasmettere per opportuna conoscenza il verbale al DSGA uscente inadempiente.
Si ricorda da ultimo, che la mancata ottemperanza ai doveri di servizio da parte del D.S.G.A. giustifica l’apertura del procedimento disciplinare ai sensi dell’art.13 del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2016-2018.
Decesso del D.S.G.A.
Nel rispetto delle regole generali in materia di consegnatari dei beni pubblici, nel caso in cui si verifichi il decesso del Direttore S.G.A. consegnatario, il formale passaggio delle consegne va effettuato dagli eredi dello stesso (coniuge, figli, parenti e affini). In caso di non ottemperanza degli eredi o in mancanza degli stessi, la procedura va svolta d’ufficio, in presenza di un commissario appositamente nominato dall’Ufficio Scolastico Provinciale territorialmente competente. A margine della ricognizione va redatto apposito verbale.
Apposizione della clausola di riserva.
A causa dell’eccessivo carico di lavoro che spesso grava sui Direttori dei servizi generali e amministrativi, a maggior ragione nei casi di subentro in una nuova istituzione scolastica, risulta particolarmente gravoso svolgere adeguatamente la ricognizione inventariale in tutti i locali scolastici ai fini del passaggio di consegne, per come delineato dalla normativa.
Pertanto è prassi comune per i consegnatari subentranti apporre “clausole di riserva” all’accettazione degli inventari. In proposito si segnala che, anzitutto, il D.I. 129 non prevede alcuna possibilità di inserire clausole di accettazione che possano limitare la responsabilità connessa all’assunzione della funzione di consegnatario. Inoltre la Ragioneria Generale dello Stato, con circolare 18 settembre 2008, n. 26, ha chiarito che l’art.26, comma 2, del DPR 254/2002, che disciplina l’avvicendamento dei consegnatari e ammette l’apposizione di clausole di riserva per ragioni di eccezionalità, non è applicabile alle istituzioni scolastiche.
Si allega format editabile di processo verbale per passaggio di consegne.
