Il Fax non si può usare nelle comunicazioni tra scuole. Quando è possibile, allora? Norma
Strumento datato e poco utilizzato nella pubblica amministrazione, l’utilizzo del fax è ancora attivo in alcuni istituti scolastici in aggiunta agli ordinari canali di comunicazione di posta elettronica ordinaria e posta elettronica certificata. Cerchiamo di fare un quadro normativo relativo all’utilizzo di tale strumento di comunicazione, alla luce della normativa attualmente in vigore – in particolar modo il D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 “Codice dell’Amministrazione digitale” c.d. CAD.
Nello specifico chiariamo anzitutto se le scuole siano obbligate a mettere a disposizione dell’utenza le comunicazioni via fax, e poi ci focalizzeremo sul valore legale delle comunicazioni eseguite a mezzo FAX e la ammissibilità del suo utilizzo nelle comunicazioni tra istituzioni scolastiche e nei rapporti tra privati (famiglie, utenti, fornitori) e scuole.
Il FAX.
Il fax è uno strumento di comunicazione che permette di trasmettere e ricevere copie di documenti, tramite il servizio telefonico, mediante l’utilizzo di appositi terminali fisici.
La trasmissione prevede anzitutto la scannerizzazione, utilizzando il terminale apposito, del documento da trasmettere al destinatario. Successivamente si inserisce il numero di telefono identificativo del terminale del destinatario che dovrà ricevere il documento.
La trasmissione dei documenti tra privati e PA.
Il Codice dell’Amministrazione digitale prevede che i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
A tal proposito è opportuno richiamare quanto previsto dall’art. 38 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000: “Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica”.
Tali invii dovranno avvenire secondo le modalità previste dall’art. 65 del CAD, che prevede appunto ai fini della validità della trasmissione la presenza di almeno uno dei seguenti requisiti:
- Sottoscrizione del documento mediante firma digitale o firma elettronica avanzata;
- l’istante o il dichiarante deve essere identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
- sottoscrizione del documento e presentazione mediante copia della carta d’identità;
- se trasmesse dall’istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale iscritto in uno degli elenchi previsti dalla normativa.
La trasmissione dei documenti tra Pubbliche Amministrazioni.
In merito alla trasmissione documentale tra pubbliche amministrazioni, scuole incluse, l’art. 47 del CAD prevede che: “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso”.
Al comma 2 lettera C, il legislatore esclude espressamente l’utilizzo del fax per tali comunicazioni, indipendentemente dalla possibilità di accertare la provenienza del documento. La norma è stata introdotta, modificando il CAD, dalla Legge n. 98 del 9 agosto 2013.
Dunque non è ammesso l’utilizzo del fax per le comunicazioni tra le istituzioni scolastiche.
Considerazioni finali.
Alla luce del quadro normativo delineato sopra, è dunque chiaro il divieto di utilizzo delle comunicazioni via fax tra le scuole o tra scuole e altre pubbliche amministrazioni (enti locali inclusi).
Nei rapporti con i privati invece, è ammissibile l’utilizzo del fax per le comunicazioni destinate alle istituzioni scolastiche, fermo restando l’assenza di qualsiasi obbligo per le scuole riguardo il mantenimento di tale strumento. Pertanto ove sia ancora in uso sarà possibile permetterne l’utilizzo, nel rispetto del regolamento per la gestione documentale eventualmente in vigore presso l’istituzione scolastica.
Rimane infine nelle prerogative del dirigente scolastico, legale rappresentante dell’ente, la valutazione in merito al mantenimento dell’utilizzo del fax, previa opportuna valutazione dei costi e dei benefici.