Beni librari, valori mobiliari, veicoli e natanti, beni mobili e immobiliari: format di regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari dell’istituzione scolastica
La Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 “Linee Guida per la gestione del patrimonio e degli inventari da parte delle istituzioni scolastiche ed educative statali, ai sensi dell’art. 29, comma 3, del Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129 recante, Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107 (di seguito D.I. 129/2018)” disciplina, inoltre, alcune tipologie di beni quali i libri e il materiale bibliografico, i veicoli e i natanti, i beni mobili e immobili, i beni concessi a terzi. Ma analizziamolo in dettaglio.
I libri ed il materiale bibliografico
Per ciò che concerne i libri ed il materiale bibliografico, la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 non fa emergere rilevanti particolarità. Dunque, dovranno essere seguite modalità di tenuta analoghe a quelle previste per gli altri beni mobili. Precisa che “le raccolte e i prodotti multimediali (ad esempio, enciclopedie, corsi di lingua) realizzati su supporto ottico o magnetico, acquistati in luogo dei tradizionali articoli editoriali rientrano in tale categoria di beni e devono essere inventariati secondo le disposizioni previste per i beni mobili”.
Valori mobiliari
La Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 va rientrare fra i valori mobiliari i titoli del debito pubblico, quelli garantiti dallo Stato e gli altri valori mobiliari pubblici e privati. Ferma restando l’indicazione della rendita e della scadenza del titolo, tali beni vanno iscritti in inventario al prezzo di borsa del giorno precedente a quello di compilazione o revisione dell’inventario, oppure, se inferiore, al valore nominale.
Veicoli e natanti
Tra gli elementi di novità previsti dal Regolamento e dalla Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 , vi è l’introduzione di un apposito registro per i “Veicoli e natanti”, precedentemente classificati fra i “Beni mobili”, all’interno della categoria “Mezzi di trasporto”. Le nuove registrazioni dei beni appartenenti a tale categoria saranno, pertanto, inserite direttamente all’interno del registro relativo ai “Veicoli e natanti”. Con riferimento a quest’ultima categoria di beni, la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 precisa che gli stessi andranno iscritti in inventario con l’indicazione di tutti gli elementi necessari e utili per individuare il bene in esame, quali: tipologia di mezzo, anno di immatricolazione, cilindrata, targa. Si consiglia di tenere apposite scritture sussidiarie per tali beni. A titolo esemplificativo, si richiama la disciplina generale di cui al Regio Decreto 3 aprile 1926, n. 746, che prevede per le Amministrazioni dello Stato l’istituzione del registro del libretto di macchina per il controllo dei percorsi e dei consumi, la tenuta del registro di carico e scarico dei carburanti, lubrificanti e materiali di ricambio con l’annotazione delle fatture relative al carico e dei susseguenti scarichi.
L’inventario dei beni immobili
L’inventario dei beni immobili – specifica la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – deve riportare il titolo di provenienza, i dati catastali, il valore e l’eventuale rendita annua, l’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, la destinazione d’uso e l’utilizzo attuale. Resta, invece, rimessa alla discrezionalità di ciascuna istituzione scolastica, la possibilità di introdurre ulteriori scritture sussidiarie ausiliarie e facoltative.
Gli impianti fissi ed inamovibili
Gli impianti fissi ed inamovibili costituiscono, in genere, pertinenze degli immobili, che vanno, di norma, inventariati. Per tale ragione, gli impianti di climatizzazione, gli impianti elettrici, e le apparecchiature similari che risultino incorporati nella struttura dell’edificio cui appartengono – di cui l’istituzione scolastica, generalmente, non è proprietaria – divenendo parte integrante della stessa e perdendo la propria distinta identificazione, non dovranno essere inventariati.
Beni siano connessi all’immobile a mezzo di collegamenti facilmente rimovibili
Al contrario, nel caso in cui tali beni siano connessi all’immobile a mezzo di collegamenti facilmente rimovibili, mantenendo in tal modo inalterata la propria autonoma distinzione, si dovrà procedere alla relativa presa in carico nell’inventario.
Beni concessi da terzi
Per quanto attiene ai beni mobili e immobili appartenenti a soggetti terzi, pubblici o privati, concessi a qualsiasi titolo alle istituzioni scolastiche, gli stessi – specifica la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – ai sensi dell’art. 31, comma 4, del Regolamento, sono iscritti in ulteriori e distinti inventari, con l’indicazione del soggetto concedente, del titolo di concessione, nonché delle disposizioni impartite dai soggetti concedenti.
Beni non inventariabili
Con riferimento alla gestione dei beni non inventariabili, si precisa che le istituzioni scolastiche devono definire apposite disposizioni nel regolamento interno per la gestione del patrimonio e degli inventari di cui all’art. 29, comma 3, del D.I. 129/2018 (di cui si fornisce un format in allegato – cfr. Allegato 16), nel quale dovranno essere previste apposite regole per monitorare, in particolare, l’uso, la conservazione, l’acquisizione, il reintegro e la dismissione dei beni non soggetti ad iscrizione in inventario.
Non si iscrivono in inventario
Non si iscrivono in inventario:
- i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a tale soglia;
- gli oggetti di facile consumo;
- le riviste e le pubblicazioni periodiche;
- i libri destinati alle biblioteche di classe;
- le licenze d’uso software.
Beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa
Con riferimento ai beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa (di seguito anche “beni durevoli”), precisa la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 che, pur non dovendo essere iscritti in un apposito inventario, si consiglia di istituire un distinto registro in modo da poterne sorvegliare l’utilizzo e la movimentazione. Ad ogni modo, le scritture dedicate ai beni in rassegna hanno esclusivamente finalità di vigilanza e monitoraggio, pertanto il valore annotato, nel caso di specie, costituisce un mero elemento descrittivo che non influisce sulla determinazione delle risultanze del Conto del patrimonio dell’istituzione scolastica.
Universalità di beni mobili
Con universalità di beni mobili si intende, ai sensi dell’art. 816, comma 1, del Codice civile, “la pluralità di cose che appartengono alla stessa persona e hanno una destinazione unitaria”. Pertanto – specifica la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – affinché possa essere configurata una universalità di beni mobili è necessario che si verifichino i seguenti presupposti:
- si tratti di una pluralità di beni (al limite anche solo due);
- i beni siano dotati di propria autonomia materiale e giuridica, sebbene svolgano la medesima funzione.
Le “cose composte”
Nella cosa composta, contrariamente all’universalità, i singoli elementi che la compongono perdono la loro individualità economica e giuridica – che, tuttavia, si mantiene allo stato latente – per essere incorporati, come parti di un tutto, in un unico nuovo e diverso bene. A titolo esemplificativo, un’automobile è dotata di ruote, carrozzeria e motore. L’individualità dei singoli componenti può riemergere qualora vi sia la volontà del possessore di scomporre la cosa composta nei singoli elementi che la costituiscono. Tali caratteristiche impongono l’inventariazione unitaria della cosa composta. Ad ogni modo, è opportuno precisare che lo scopo di registrare taluni beni mobili nell’inventario alla stregua di universalità è volto a rendere i dati contabili oggetto di rendicontazione maggiormente aderenti all’effettivo valore dei beni realmente in uso – specie nel caso di pluralità di elementi di valore unitario non superiore a duecento euro, IVA compresa, ma aventi una palese destinazione e connessione unitaria – oltre che a consentire una più agevole ed efficace vigilanza sui beni stessi, grazie al più rigoroso regime contabile previsto per i beni inventariati.
Contabilizzazione in inventario dei beni mobili alla stregua di universalità
Lo scopo della contabilizzazione in inventario dei beni mobili alla stregua di universalità, invece – specifica la Nota M.I. 23.02.2021, prot. n. 4083 – è quello di adeguare la realtà fattuale alle risultanze patrimoniali, in modo tale da rendere i dati contabili rendicontati maggiormente aderenti all’esistente valore effettivo, specie nel caso di pluralità di elementi di valore unitario inferiore a duecento euro, IVA compresa, aventi una destinazione unitaria. Inoltre, l’inserimento delle universalità in inventario permette una più costante e approfondita vigilanza sui beni stessi, stante il più rigoroso regime contabile previsto per i beni di valore superiore a duecento euro, IVA compresa.
Format di Regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari