Collaudo e chiusura della piattaforma GPU per i PON FESR e la documentazione da inserire sul sistea SIF 2020 con modello di verbale di collaudo
Gestire correttamente le Piattaforme GPU e SIF 2020 è fondamentale da un lato, per ricevere in tempi brevi le somme necessarie a pagare le fatture dei fornitori, dall’altro, per ricevere, superati i controlli, il saldo delle spese del personale.
Cerchiamo di capire come procedere, step by step, per evitare confusione ed errori.
Verbale di Collaudo e certificati di regolare esecuzione sulla GPU
Il collaudo delle forniture e la certificazione della regolare esecuzione dei lavori costituiscono la fase finale di un PON FESR. Giunti a tal punto, invero, gran parte della Piattaforma GPU è stata implementata con la documentazione richiesta. Avremo avuto cura di inserire dettagliatamente le forniture ed i servizi richiesti, le procedure di acquisto di beni, servizi e di quelle inerenti le azioni di pubblicità. Avremo già elaborato la sezione con gli incarichi al personale interno o esterno e, pertanto, manca solo collaudare i beni/forniture acquistati o certificare la regolare esecuzione di eventuali lavori.
Il collaudatore, quindi, si occuperà di verificare la corrispondenza tra l’oggetto del contratto e le attrezzature consegnate, verificando, altresì, la conformità delle stesse a quanto richiesto dal progettista. Infine, il collaudatore avrà cura di verificare la funzionalità delle attrezzature.
Per effettuare l’upload del verbale di collaudo sulla GPU sarà necessario, prima, eseguire la convalida dei beni/prodotti/servizi acquistati cliccando sulla voce “Gestione forniture e servizi”. Successivamente, basterà cliccare sulla voce “Collaudo” dal Menù a sinistra ed inserire i documenti in pdf, debitamente firmati, per i lotti presenti all’interno del Progetto.
Per chiudere il Progetto sarà, infine, necessario entrare nella sezione “Documentazione e chiusura”, ove ci verrà chiesto di inserire:
- le delibere inerenti il PON FESR del Collegio dei docenti e del Consiglio di Istituto;
- le classi effettivamente coinvolte;
- la documentazione inerente la pubblicità con le foto della targa pubblicitaria e dei beni acquistati, già predisposti all’interno della classe.
L’implementazione del SIF
L’attuazione delle fasi descritte nel precedente paragrafo è necessaria e propedeutica per procedere con l’associazione delle fatture ai lotti sul Sistema SIF 2020; invero, è obbligatorio aver registrato, prioritariamente, nel sistema GPU la data di inoltro del collaudo.
La funzionalità di “Gestione documentazione FESR” consente di gestire:
- Fatture: le quali possono essere:
- di soli acquisti di beni, relative a lotti di forniture identificati da un CIG;
- di forniture e di spese generali, riferite a lotti misti con unico CIG;
- di sole spese generali, quali pubblicità, progettazione, collaudo, voci per le quali avremo già inserito sulla GPU una “procedura di acquisizione di beni e servizi” o un “conferimento incarico a personale esterno”.
- Documenti di spesa: qui rientra la “Tabella di dettaglio del personale”, ossia i pagamenti effettuati a favore del personale interno o di soggetti che non emettono fattura, come il personale amministrativo, il progettista, il collaudatore o il formatore per l’addestramento all’uso delle attrezzature. La tabella deve, quindi, riportare il CUP, l’anagrafica completa con riferimento all’incarico e al protocollo medesimo, il costo orario della retribuzione, il numero di ore svolte, l’importo lordo e le relative ritenute (Stato e dipendente), firma del Dirigente. Per il personale esterno, l’unica differenza è che vanno riportate le ritenute del caso, quali cassa, ritenuta d’acconto, etc.
- Documenti non di Spesa: sotto questa voce vanno inseriti tutti gli altri documenti, come nomine ed incarichi del personale interno ed esterno, i time sheet, la dichiarazione del Dirigente attestante che le ore lavorative, remunerate con il PON, sono state effettuate fuori dall’ordinario orario di lavoro, i DURC dei fornitori, casellari e carichi pendenti, etc.
Come detto sopra è possibile procedere con l’associazione delle fatture solo dopo che sarà stato inoltrato il collaudo sulla piattaforma GPU. Per associare le fatture ai lotti basta accedere al SIDI Gestione finanziario-contabile Sistema Informativo Fondi (SIF) 2020. Dal menù a sinistra cliccare su “Progetti” “Gestione documenti”. Selezionare anno e avviso del Progetto di interesse. Si aprirà la pagina con il PON FESR. Cliccare sull’icona col foglio e matita a destra “Gestione documenti e quote”. Dal menù a tendina selezionare il tipo di documento tra fatture, documenti di spesa e non di spesa e cliccare su “Nuovo inserimento”.
Per le fatture, il SIF2020 si interfaccia con il sistema di interscambio del SIDI, quindi basterà cercare la fattura inserendo i dati richiesti. Individuata la fattura che ci interessa, potremo associarla ai lotti, per forniture di beni, o al progetto, nel caso di pubblicità, piccoli adattamenti edilizi o addestramento all’uso delle attrezzature. Procedere con l’associazione delle quote imponibile ed IVA. È fondamentale che ci sia corrispondenza tra il CIG della fattura ed il CIG del Lotto. Infine cliccare su “Salva”.
